Kako uspješno voditi online sastanake
Na neki način online sastanci su u mnogočemu slični sastancima uživo. Okupite se, pozdravite i prijeđete na posao. To znači kako se možete susresti i s istim izazovima.
Video sastanci čak mogu pogoršati situaciju, jer budući se ne nalazite u istom uredu, govor tijela i izraz lica teže je pročitati ili ih je ponekad moguće pogrešno shvatiti. Teže se izjasniti kako se ne slažete s nečijim mišljenjem, a osim toga, teško se uopće i izboriti nešto reći, a pritom ne prekinuti nekoga drugoga.
Online sastanci mogu biti psihički i fizički jako iscrpljujući. To ih još više može otežati i dovesti do osjećaja kako morate još više energije uložiti kako biste dali svoj doprinos.
1. POŠALJITE RASPORED SASTANKA UNAPRIJED
Ako ste vi organizator sastanka, nekoliko dana prije održavanja sastanka pošaljite svim sudionicima plan ili dnevni red sastanka kako bi se i oni mogli što bolje pripremiti na temu. Uključite sve točke koje će biti obuhvaćene na sastanku te što je sve potrebno za pripremu.
Ove informacije će koristiti svima, a osobito onima kojima će možda trebati malo vremena za pripremu – ako će morati dati odgovore na neka pitanja, ponuditi svoje ideje ili predstaviti kolegama novi projekt.
2. ZAKAŽITE SASTANAK U PRIMJERENO VRIJEME
Imajte na umu kada zakazujete sastanke kako mnogi možda neće moći prisustvovati u određenom vremenu.
Pokušajte uzeti u obzir situacije svojih kolega prilikom određivanja vremena sastanka. Prije nego što zakažete termin, provjerite koje vrijeme im najbolje odgovora.
3. BUDITE STRPLJIVI I SUOSJEĆAJNI
Stvorite ugodno radno okruženje za one koje rade od kuće, a kojima to nije nimalo jednostavno provesti. Ljudi često imaju potrebu ispričati se kada ih prekine dijete, roditelj ili čak pas ili mačka. Pokušajte to razumjeti i jednostavno naglasite kako nema potrebe ispričavati se zbog toga.
Možete reći nešto u stilu: “Drago mi je što sam vidjela… “. Ako u bilo kojem trenutku osjetite kako je sastanak nekomu stresan ili se osjeća pod pritiskom zbog situacije kod kuće, naglasite kako možete pričekati da se situaciji smiri ili predložiti drugi termin, u prikladnije vrijeme.
4. NEKA UKLJUČE KAMERU SAMO ONI KOJI TO ŽELE
U pozivnicu sastanka uvrstite napomenu kako nije obvezno uključivanje kamere tijekom sastanka. Naime, prisiljavanjem ljudi imati konstantno uključenu kameru, zavirujete u njihov osobni život koji možda nisu spremni podijeliti.
Neki možda žive u velikom kućanstvu, dok se drugi možda nisu imali vremena pripremiti za sastanak onako kako bi to htjeli. Neki roditelji možda će se u isto vrijeme morati povremeno posvetiti malom djetetu ili će ih prekinuti starije dijete.
Isključivanjem kamere omogućujete stim ljudima sudjelovanje u sastanku bez osjećaja grižnje savjesti ili tjeskobe što bi možda bili kažnjeni jer u isto vrijeme moraju obavljati više zadataka.
Čak i ako vi niste organizator sastanka, možete potaknuti druge uključiti kameru samo ako to žele i ako im je ugodnije priključiti se samo zvukom. Pazite da nikog ne prozovete zbog toga što ima isključenu kameru.
5. AKO ŽELITE, PROMIJENITE IME NA PLATFORMI
Mnoge platforme za video sastanke poput Zooma, Google Hangoutsa, Slacka i Microsoft Teamsa omogućuju korisnicima da promijene ime na zaslonu.
Ako prisustvujete sastanku kolega, po želji možete dodati ime koje koriste i vaši kolege u tvrtki, bez obzira radi li se o nadimcima, prezimenu ili nekim drugim riječima. Važno je samo da ono bude prepoznatljivo, odnosno povezano s vama.
6. KORISTITE PLATFORMU ZA SASTANKE KOJA JE SVIMA PRISTUPAČNA
Uvijek koristite platformu za sastanke koja će svima omogućiti jednaku mogućnost sudjelovanja na sastanku. Neke platforme za video konferencije nude automatsko postavljanje titlova koji se pojavljuju kada osoba govori, što može pomoći gluhim ili nagluhim osobama. Također, dostupan je softver koji pomaže slijepim i slabovidnim osobama da lakše sudjeluju u sastanku.
Ako vaša tvrtka ne koristi ni jedan takav softver, uvijek se možete založiti za promjenu ili predložiti testiranje neke druge besplatne platforme za video pozive koja imaju bolje postavke i mogućnosti.
7. OSIGURAJTE SVIMA PRAVO NA GOVOR
Ako na sastanku sudjeluju i ljudi kojima je problem pričati pred drugima, pokušajte reći nešto u stilu: “Ovdje ćemo napraviti stanku, a ja bih željela pozvati sve one koji do sada nisu imali priliku reći svoje mišljenje, da to sada učine”.
Također, ako više osoba ima problema s govorom pred puno ljudi, podijelite ih u grupe s obzirom na projekte na kojima rade. Pred svega nekoliko kolega bit će im lakše iskazati svoje ideje i razmišljanja nego pred gomilom ljudi od kojih većinu i ne poznaju.
8. PAZITE NA PREKIDE
Obratite pažnju na to tko najviše sudjeluje u sastanku i govori, a tko je neprestano ometan i ne može izreći svoje mišljenje. Nekoliko različitih istraživanja otkrilo je kako se žene češće prekida u govoru nego muškarce i kako općenito muškarci više prekidaju žene nego druge muškarce.
Druga istraživanja pokazala su, također, kako muškarci dominiraju sastancima i razgovorima.
Bilo koji sudionik sastanka može intervenirati u slučaju kada primijeti kako je netko prekinut. Može upozoriti osobu govoreći poput: “Voljela bih čuti da (zaposlenik koji je prekinut) završi svoju misao”.
9. POSLUŽITE SE TAKTIKOM “POJAČANJE”
Pomoćnice predsjednika Obame popularizirale su taktiku pod nazivom “pojačanje” kako bi osigurale da se ženski glas na sastancima na kojima dominiraju muškarci više čuje. Kada bi neka žena predložila nešto važno, druga bi to ponovila i jasno dala do znanja čija je to ideja kako kasnije ni jedan muškarac ne bi mogao tvrditi da je riječ o njegovoj ideji.
Ova tehnika proširila se diljem svijeta na sastancima uživo, ali i online. Posebno je važna na online sastancima kako bi se prepoznao doprinos zaposlenika koji je predložio ideju.
Spomenuto je jako važno za one koji se ne upuštaju često u izražavanje svojeg mišljenja. Na ovaj način, dobili bi potvrdu da ih je netko čuo i da je njihova ideja prihvaćena.
10. KORISTITE SE SVIM SREDSTVIMA ZA OLAKŠAVANJE SASTANKA
Iskoristite različite značajke koje vaša video platforma dopušta kako biste olakšali sastanak i omogućili svima da daju jednaki doprinos. No, prije toga odredite pravila i pobrinite se kako ih svi znaju koristiti.
Možete dogovoriti tehniku “podizanja ruku” koja signalizira kako netko nešto želi reći, a u isto vrijeme nekom drugom ne upada u riječ.
Chat je također koristan za one koji se libe pričati uživo i koji više vole izraziti svoje mišljenje pisanjem. Chat je odličan i u trenucima kada želite kolegu upozoriti kako je uskoro njegov red za govor. Pošaljite mu poruku na chat kako bi se na vrijeme pripremio i kako ga ništa ne bi iznenadilo.
Ako znate da kolega ima važan prijedlog ili dobru ideju, ali čini se da oklijeva pričati o tome, također biste mogli iskoristiti funkciju chata da biste ga potaknuli da je podijeli s drugima.
11. SNIMAJTE SASTANAK, ALI NEKA NETKO I BILJEŽI
Uvijek postoji mogućnost kako će se neki pridružiti sastanku kasnije, a neki neće uopće moći sudjelovati. U tim situacijama možete snimati sastanke putem platforme Skype ili Zoom, a nakon sastanka snimku e-mailom poslati svima koji nisu mogli prisustvovati.
Kao sudionik, kolegama možete ponuditi i bilježenje važnih stvari što će pomoći onima koji možda neće moći odslušati sastanak do kraja ili će se kratko isključiti.
Objavite javno u chatu i recite kolegama da ćete zapisivati bilješke kako bi znali da vam mogu poslati poruku za te iste bilješke ako će ih trebati.
Ako vodite sastanak i želite da ga netko bilježi, budite pažljivi u tome koga ćete tražite da to učini.
12. ZATRAŽITE POVRATNE INFORMACIJE, A PRUŽITE IH I VI
Možete poduzeti brojne korake kako biste svoje sastanke učinili boljima i kvalitetnijima, ali ne zaboravite da je jedan od najboljih načina da poboljšate iskustvo – dobivanje povratnih informacija.
Ako ste menadžer, razgovarajte sa svojim timom o tome kako su zadovoljni sa sastankom i što oni misle da bi se moglo poboljšati.
Bilo koji zaposlenik također se može zalagati za kvalitetnije video sastanke, čak i u slučaju ako šef nije zatražio mišljenje sudionika. Napišite nekoliko jednostavnih prijedloga za svog menadžera ili, ako je moguće, anonimno pošaljite povratne informacije.
Ako imate podršku odjela za ljudske resurse, mogli biste provesti službenu anketu, koja među ostalim temama, pokriva i kvalitetu i unaprjeđenje video sastanaka.
Izvor: Martina Lovaković – 12 savjeta za uspješno vođenje online sastanaka – zaposlena.hr
Prilagodba: Manager.ba
Preuzeto sa: manager.ba