Kako ostati usredotočen i uspješan kada radite više projekata odjednom

Jako malo zaposlenika ima taj luksuz na radnom mjestu da radi samo na jednom projektu u isto vrijeme. Kako ostati usredotočen i uspješan kada radite više projekata odjednom. 

Većina nas žonglira sa zahtjevima na više „fronti“ odjednom. U teoriji, sustav “multiteaminga” nudi brojne prednosti: svoju stručnost možete rasporediti točno gdje i kada je najpotrebnija. Dijeliti svoje znanje među grupama i mijenjati projekte tijekom razdoblja zatišja, izbjegavajući skupe zastoje.

No stvarnost, kakvu smo otkrili u našem istraživanju u posljednjih 15 godina, puno je kompleksnija. Za mnoge je zaposlenike rad na nekoliko različitih projekata stresan i manje produktivan nego što bi teorija sugerirala. Prebacivanje pažnje između zadataka oduzima vrijeme, fokus i energiju, a zaposlenik nije usredotočen ni na jedan zadatak. Krećući se između timova, vjerojatno se također trebate prilagoditi različitim ulogama – možete biti voditelj jednog projekta, a neiskusniji član drugog, na primjer. Navedeno mijenja ne samo vašu razinu odgovornosti, već i vašu sposobnost upravljanja u vremenom i resursima u određenim vremenskim intervalima.

Različiti timovi, da bi gradili uspjeh međusobno grade unikatne kulture. Ovo uključuje druženja, način komunikacije, simbole, šale unutar tima, očekivanja, ali i toleranciju prema članovima. Da bi se sve razvilo i pozitivna energija stvorila potrebno je vrijeme. Sudjelovanje u različitim timovima vas može razvući i iscrpiti. Umjesto da različiti projekti razvijaju profesionalne afirmitete, možete upasti u zamku da budete okarakterizirani kao aljkavi i nestručni.

Naučite upravljati svojim vremenom, stresom i razvojem kada ste u više timova. Naučite ostati usredotočeni na ono što je najvažnije. Započnite s planiranjem unaprijed,a mi donosimo nekoliko jednostavnih pravila. Odredite prioritete i redoslijed obveza koje ste preuzeli.

Dobijte širu sliku

Usko fokusiranje na određeni posao u jednom danu stavlja vas u poziciju reaktivnog načina rada posvećenog „gašenju požara“. Organizirajte sebi redovnu provjeru statusa vlastitih projekata kako biste mogli definirati prioritete. Proaktivnim prepoznavanjem kritičnih razdoblja kada više projekata ima prioritete, omogućava bolje upravljanje vremenom i očekivanjima vašeg tima. Dinamika i zahtjevnost projekata određuju idealnu potrebu za interakcijom s članovima tima na projektu. Stil upravljanja i položaj vaših kolega definira određivanje prioriteta prilikom rada na projektu, savjetujue HBR.

Moram biti usredotočen na jedan zadatak

Preporučuje se odabrati jedan zadatak i intenzivno biti usredotočen na njega, umjesto da žonglirate. Započnite sa zadatkom koji zahtijeva najveću koncentraciju i posvetite mu najveću pozornost. Definirajte ciljeve koje želite postići. Definirajte što sve treba poduzeti za postizanje željenih rezultata. Čvrsto se držite definiranih ciljeva. Istraživanja su pokazala da ukoliko često prelazite s projekta na projekt, poprilično mentalno iscrpljuje, te ste manje učinkoviti. Preporučuje se da što se manje promjena napravi u određenom danu, to je bolje. Ako morate obavljati više zadataka istovremeno, koordinirajte zadacima i obvezama. Na primjer, ako znate da ćete morati odgovarati na telefonske pozive u nasumičnim intervalima, radite na zadatku (projektu) koji dozvoljava dekoncentraciju izazvanu pozivima u bilo kojem trenutku.

Definiranje bitnog i organizacija rada

Kada se odlučite biti usredotočen na zadatak visokog prioriteta, osigurajte sebi mentalni mir i onemogućite nepotrebnih upada. Na primjer, kada autor ovog članka piše tekst —zadatak mi je usredotočiti se na tekst, te dok pišem ne prekidati odgovorima na e-poštu ili viber poruke. Na ovaj način ste usredotočeni da trenutni zadatak. Zasigurno ćete se kasnije više posvetiti e-pošti koju ćete pisati kasnije, te odgovorima na viber koje ćete odgovarati usredotočeni samo na upite.

Dokumentirajte i komunicirajte napretke u projektu

Komuniciranje napretka u projektu pomaže liderima projekta da se osjećaju sigurno i da vjeruju vašem napretku. Morate biti transparentni kada se pojave problemi. Što prije kažete: “Imam problem i možda neću moći pružiti 100% u određenom periodu”, to će vam i voditelj tima više vjerovati. Jedan iskusni član tima u našem istraživanju rekao je da su mnogi njegovi odgovori na zahtjeve tima jednostavno dvije riječi: “Upoznat sam” Čak i ovaj superkratak odgovor govori kolegama je dovoljan, te su svjesni da je informacija zaprimljena i bit će obrađena kada bude vremena za to.

Optimizirajte mogućnost razvoja – spoznajte sebe

Najveća mana multitiminga je uskraćena mogućnost suradnje sa stručnjacima iz različitih područja. Ovo nažalost umanjuje i vašu priliku da učite od njih i vašu mogućnost da ostavite dojam. Pod vremenskim pritiskom, svaka osoba dolazi u iskušenje da doprinese tamo gdje već ima široko znanje, umjesto da ulaže u učenje i razvoj članova. Morate imati svoje razvojne ciljeve i konstantno mjeriti napredak prema njima. Shvatite što još od tima želite dobiti. Transparentno prezentirajte razvojne ciljeve budu voditelju i članovima tima.

Organizirajte se da imate vremena

Nakon što odredite svoje razvojne ciljeve, odvojite vrijeme za stvarno učenje. Istraživanja pokazuju da je kritična determinanta učenja vrijeme provedeno u razmišljanju i integraciji novih informacija. Ovo je izazov, jer nas skakanje s projekta na projekat tjera da zadatke rješavamo sa što manje gubljenja vremena i rutinama u kojima koristimo već stečena znanja. Stoga morate s namjerom i eksplicitno planirati vrijeme za razmišljanje. Naravno, ne preporučuje se pretjerivanje i da postanete usko grlo tima ,jer želite svoje vrijeme za razmišljanje. Pobrinite se da članovi tima vaše utrošeno vrijeme vide kao prednost za projekt.

Širom svijeta, značajne financijske koristi multiteaminga znače da je to postalo način života, osobito u radu znanja, unatoč stresu i rizicima koje može predstavljati za ljude koji rade u više timova odjednom. Kao jedan od tih članova tima, možete upravljati kompromisima rada u organizaciji koja je previše angažirana i sami iskoristiti neke od prednosti.

Preuzeto sa: manager.ba