Svaki treći sastanak je beskoristan – Koliko sastančenje zapravo košta?

Svaki treći sastanak je beskoristan, iznose savremena istraživanja.

Sastanci su već neko vrijeme poslovna tema koja se ne zaobilazi, a ima i zašto. Sve je više istraživanja i stanovišta da su sastanci gubljenje vremena i da ih je previše. I, koštaju.

Deset godina unazad ne staje se sa ispitivanjima koriste li toliki sastanci, da li su isplativi i, ako ne, šta je rješenje?

Sastanak je beskoristan

Izgleda da je vrijeme sastanaka prošlo. Iako i dalje stoji da se povjerenje u timu i zajedništvo postižu čestim i kvalitetnim saradnjama i komunikacijom, sastanci više nisu najbolji način da se postignu dobri rezultati. U poslovnim krugovima se sve više priča da i Facebook i Atlassian i slične softverske kuće praktikuju dane bez sastanaka kada zaposleni rade u svom ritmu, sarađuju sa drugima u tempu koji im odgovara i koji je prikladan, ne propisan i pod prisilom.

Šta kaže praksa, što je jedino i mjerodavno kao početna tačka?

Da bi sproveli studiju, tim profesora je anketirao menadžere i rukovodioce kompanija koje su počele sprovođenje neke vrste politike zabrane sastanaka – od jednog dana do potpune zabrane. Istraživače su zanimali produktivnost, angažovanje i saradnja zaposlenih i to prije i posle uvođenja mjera “manje sastančenja”.

Svako bi mogao da se opkladi da bi dan bez sastanka povećao produktivnost. Ali, rezultati su bili iznenađujući čak i za istraživače.

Kada su kompanije zabranile sastanke jedan dan u sedmici, produktivnost je povećana za 35%.

Kada su zabranili sastanke dva dana u sedmici, ta ista produktivnost je skočila na nevjerovatnih 71%.

Tri slobodna dana od sastančenja procenat su povećala na 73%.

Autonomija, komunikacija, angažovanje i opšte zadovoljstvo zaposlenih povećani su. S druge strane, stres se manje ispoljavao kao i potreba za mikromenadžmentom.

Zabrana sastanaka

Postoji i druga strana priče o zabrani sastanaka.

Pokazalo se da kada potpuno izostanu ili se smanje na manje od 60%, angažovanje, zadovoljstvo i produktivnost kao i saradnja opadaju. I taj pad dolazi do svoje maksimalne tačke kada su sastanci potpuno zabranjeni. Ovo su zaključci istraživača MIT Sloan Management Review i ovo je njihova preporuka:

Jasno je da je mnogo sastanaka. Optimalni broj dana bez sastanaka tokom sedmice je tri ostavljajući dva dana na raspolaganju za sastanke i to sve iz dva razloga:

• Održavanje komunikacije među zaposlenima.
• Upravljanje sedmičnim rasporedom.

I ovo je zapravo najdjelotvorniji savjet svima na odgovornim pozicijama – ako želite da povećate produktivnost svog tima i postanete vrlo omiljeni i popularni među zaposlenima, zabranite sastanke tri dana u sedmici.

Koliko to košta?

Zanimljiva je studija Otter.ai koja pored toga što iznosi podatke da je trećina svih sastanaka besmislena i nepotrebna, oni su i veliki trošak za kompanije.

Što se tiče američkih kompanija, može se izvesti računica da svaka svom zaposlenom plaća 80 hiljada dolara godišnje da bi prisustvovao sastancima. Ako je trećina nepotrebna, to znači da je 25 hiljada dolara bačeno. Još je Otter.oi iznio i podatak da 78% menadžera nikada sa svojim ljudima nisu razgovarali na temu korisnosti-beskorisnosti sastanaka.

Sasvim je na mjestu pitanje koje postavljaju istraživači: Imate li nešto pametnije u šta biste mogli da uložite ovih 25 hiljada dolara po jednom zaposlenom?

Izvor: Bonitet

Preuzeto sa: manager.ba