Pi\u0161e: Marijana U\u0161anovi\u0107<\/p>\n\n\n\n
Uz laste i visibabe, prvi vjesnici prolje\u0107a su posljednjih godina bile svakako i najave odr\u017eavanja mnogobrojnih doga\u0111aja \u2013 javnih okupljanja kao \u0161to su konferencije, seminari, korporativni doga\u0111aji, izlo\u017ebe, promocije, sajmovi, otvorenja, edukacije, te umjetni\u010dke ili muzi\u010dke izvedbe, i mnogi drugi formati doga\u0111aja. Me\u0111utim, ve\u0107 skoro godinu dana, od prolje\u0107a 2020. godine, umjesto da se nalazimo u jeku svih tih doga\u0111aja, prolje\u0107e 2021. godine do\u010dekujemo ve\u0107inom u svojim domovima, pridr\u017eavaju\u0107i se socijalne distance na javnim prostorima, planiraju\u0107i svoje prisustvo na nekim od virtuelnih doga\u0111aja ili biraju\u0107i prikladnu masku za prisustvo na tzv. hibridnim doga\u0111ajima (skrolajte tekst za vi\u0161e informacija, ili jednostavno nastavite \u010ditati). Jer, \u201cnekako s prolje\u0107a\u201d, ve\u0107 smo nau\u010deni\/e da se prilagodimo \u201cnovom normalnom\u201d \u2013 svijetu koronavirusa. <\/p>\n\n\n\n
I, ko ili \u0161ta je zaista ovdje pravi vjesnik prolje\u0107a? Laste i visibabe, svakako. <\/p>\n\n\n\n
Organizatorima\/icama doga\u0111aja nisu nepoznate promjene i krize koje se de\u0161avaju u neo\u010dekivanim i, kako to obi\u010dno biva, poslednjim trenucima. Uglavnom je rije\u010d o situacijama tehni\u010dke prirode \u2013 kada zvu\u010dnici nisu dobro prikop\u010dani ili jednostavno otka\u017eu s radom, kada Wi-Fi nije dovoljne ja\u010dine, ili kada do\u0111e vi\u0161e posjetitelja\/ica nego \u0161to je planirano, pa se de\u0161avaju i ka\u0161njenja po\u010detka doga\u0111aja. Dobro, vi\u0161e posjetitelja\/ica od o\u010dekivanih je san svakog\/e organizatora\/ice doga\u0111aja, ali mo\u017eemo sanjati? No, sve su to blijedi i zanemarivi problemi u pore\u0111enju sa globalnim izazovom kao \u0161to je koronavirus, koji je pomjerio granice, donio bezbroj neizvjesnosti i uzburkao funkcionisanje mnogih industrija, pa i zasebnu industriju\/sektor \u010diji je primarni fokus organizacija doga\u0111aja. <\/p>\n\n\n\n
Me\u0111utim, organizatore\/ice doga\u0111aja \u0161irom svijeta nije zaustavila pandemija koronavirusa, naprotiv \u2013 podstakla je dodatnu kreativnost i inovativnost u osmi\u0161ljavanju, planiranju i organizaciji doga\u0111aja. Svjesni\/e smo da postoji mnogo nedoumica i neizvjesnosti oko koronavirusa i na\u010dina kako pristupiti organizaciji doga\u0111aja kako bi se osiguralo dobro zdravlje i op\u0161te stanje posjetitelja\/ica va\u0161ih doga\u0111aja. Ve\u0107ina ljudi prisustvovat \u0107e samo doga\u0111ajima koji su za njih istinska vrijednost i koji pru\u017eaju iskustveni osje\u0107aj. Postavlja se onda pitanje \u2013 posjedujemo li neophodne vje\u0161tine i tehni\u010dko znanje koje je potrebno da se prilagodimo novonastaloj situaciji i pru\u017eimo nezaboravna iskustva na\u0161im posjetiteljima\/icama? <\/p>\n\n\n\n
Ako planirate organizovati doga\u0111aj u narednom periodu, provjerite da li i vi posjedujete ovih 7 vje\u0161tina koje su potrebne svakom organizatoru\/ici doga\u0111aja u svijetu koronavirusa.<\/p>\n\n\n\n
1 – Snala\u017eljivost u moru informacija o aktuelnim epidemiolo\u0161kim mjerama <\/p>\n\n\n\n
Odlu\u010dili\/e ste se organizovati doga\u0111aj i to ne virtuelni, nego u realnim okvirima. Prvi korak koji je potrebno poduzeti jeste detaljno istra\u017eivanje i prikupljanje relevantnih informacija u zavisnosti od lokacije na kojoj planirate odr\u017eavanje doga\u0111aja. S obzirom na to da se epidemiolo\u0161ke mjere mjenjaju relativno \u010desto u skladu s procjenama stanja na terenu \u2013 mjera koja va\u017ei danas, ne mora zna\u010diti da \u0107e va\u017eiti i sutra, a mjere koje va\u017ee u jednom kantonu (kada govorimo o kompleksnom ure\u0111enju Bosne i Hercegovine), ne mora zna\u010diti da \u0107e va\u017eiti i u drugom \u2013 bitno je da va\u0161 izvor informacija o aktuelnim epidemiolo\u0161kim mjerama budu zvani\u010dni podaci koje objave nadle\u017eni organi i krizni \u0161tabovi. Kako bi se zna\u010dajno umanjili svi ve\u0107i rizici, od kojih je najve\u0107i rizik otkazivanje doga\u0111aja, organizatori\/ice doga\u0111aja bi trebalo biti pripremljeni\/e na sve mogu\u0107e ishode tako \u0161to \u0107e kreirati plan doga\u0111aja sa svim bitnim sigurnosnim detaljima, smjernicama za informisanje i djelovanje, navo\u0111enjem klju\u010dnih kontakt osoba za organizaciju doga\u0111aja i predvi\u0111anjem rezervnih planova u slu\u010dajnu promjene epidemiolo\u0161kih mjera u posljednjem trenutku. Dobra vijest je da uvijek ostaje opcija organizacije virtuelnog doga\u0111aja, a ako nas je pandemija ne\u0161to nau\u010dila \u2013 to je da je ulaganje u digitalnu pismenost od izuzetne va\u017enosti za skoro svaku, ako ne i ba\u0161 svaku, industriju i granu ekonomije.<\/p>\n\n\n\n
2 – Razumijevanje i proaktivno kori\u0161tenje novih tehnologija i platformi <\/p>\n\n\n\n
Priznali\/e ili ne, virtuelni doga\u0111aji su postali na\u0161a realnost. Tu su da ostanu i jo\u0161 sna\u017enije evoluiraju kroz interaktivne virtuelne platforme koje pru\u017eaju integrisane mogu\u0107nosti da se publika jednostavno, brzo i sigurno uklju\u010di u doga\u0111aj, zabavi, d\u0203 povratne informacije, ili osmi\u0161ljava, ure\u0111uje, objavljuje\/dijeli sadr\u017eaj poput prezentacija, vizuala, video uradaka i sli\u010dno. Do sada ste, vjerujemo, imali prilike da organizujete ili u\u010destvujete u nekom od Zoom ili Microsoft Teams doga\u0111aja. Ukoliko niste \u2013 sada je vrijeme da istra\u017eite sve mogu\u0107nosti koje ove dvije, naj\u010de\u0161\u0107e i najvi\u0161e kori\u0161tene, platforme nude. Budite proaktivni\/e \u2013 saznajte vi\u0161e i o drugim platformama i aplikacijama koje mo\u017eete integrisati (poput aplikacija sa edukativnim igricama, kvizovima, anketama i sli\u010dno), raspitajte se na koji na\u010din va\u0161im u\u010desnicima\/icama mo\u017eete olak\u0161ati pristup i prezentovati platformu koju koristite kako biste izbjegli da, zbog straha ili treme od nepoznatog, u\u010desnici\/e odbiju prisustvovati va\u0161em online doga\u0111aju, odradite test ili vje\u017ebe sa svim svojim izlaga\u010dima\/icama kako biste na vrijeme isklju\u010dili sve tehni\u010dke pote\u0161ko\u0107e i pobrinite se da znaju kako raditi na platformi. Zvu\u010di jednostavno, zar ne? Ali, to nije sve. I zato: <\/p>\n\n\n\n
3 – Razmi\u0161ljajmo virtuelno ili hibridno! <\/p>\n\n\n\n
Hibridni doga\u0111aji nisu novina koju je donijela pandemija koronavirusa, ali je definitivno prisutnija forma doga\u0111aja nego proteklih godina. Jednostavno re\u010deno, hibridni doga\u0111aji su svojevrsni most izme\u0111u doga\u0111aja u\u017eivo i virtuelnih doga\u0111aja. Klju\u010dna razlika izme\u0111u virtuelnih i hibridnih doga\u0111aja je u na\u010dinu u\u010destvovanja i interakcije publike. Tokom virtuelnih doga\u0111aja, va\u0161a publika komunicira u potpuno virtuelnom okru\u017eenju, bilo putem alata za video konferencije, prenosa u\u017eivo, virtuelnih platformi o kojima smo govorili ili nekom drugom metodom. Hibridni doga\u0111aji dodaju virtuelnu komponentu doga\u0111aju u\u017eivo, kako bi pored publike koja se nalazi na lokaciji, doga\u0111aj mogao da uklju\u010di i \u0161iru publiku, bez obzira na to gdje se nalazili. Uprkos onome \u0161to biste mogli vjerovati, hibridnim doga\u0111ajima nije potrebna tona vrhunske tehnologije, poput virtualne realnosti, holograma ili bilo \u010dega sli\u010dnog. Mo\u017eete napraviti kvalitetan hibridni doga\u0111aj s dostupnom tehnologijom koja ne zahtijeva dugogodi\u0161nje iskustvo i stru\u010dnost. Ali, jako je va\u017eno da izlaga\u010di\/ice na hibridnom doga\u0111aju pru\u017ee jednako iskustvo i dostupnost informacijama i u\u010desnicima\/icama u\u017eivo i onim koji\/e prate doga\u0111aj virtuelno. U svijetu koronavirusa, gdje svjedo\u010dimo ograni\u010denju broja osoba na odre\u0111enom prostoru (primjera radi, maksimalno do 30 osoba na jednoj lokaciji), hibridni doga\u0111aji su idealan izbor kako da va\u0161 program, aktivnosti ili informacije dopru do ve\u0107eg broja ljudi, a da ne izgubite neprocjenjivi osje\u0107aj interakcije sa publikom u\u017eivo. Naravno, po\u0161tuju\u0107i sve propisane epidemiolo\u0161ke i sanitarne mjere. <\/p>\n\n\n\n
4 – Postanite specijalisti\/ice digitalnog marketinga i dru\u0161tvenih mre\u017ea <\/p>\n\n\n\n
Nije novost ako ka\u017eemo da je ve\u0107ina nas ispred ekrana ve\u0107i dio budnih sati. Posebno kada je rije\u010d o vremenu koji provodimo na svojim nalozima \u2013 profilima, grupama i stranicama \u2013 dru\u0161tvenih mre\u017ea. Organizatori\/ice doga\u0111aja sada tako\u0111e moraju (da, moraju!) razumjeti i znati koristiti dru\u0161tvene mre\u017ee kao izuzetno dinami\u010dne medijske platforme. Bez obzira na to da li se radi o jednostavnoj kampanji za boostanje va\u0161ih objava ili komplikovanom predstavljanju va\u0161e aktivnosti\/usluge\/proizvoda koriste\u0107i vi\u0161e platformi paralelno, morate znati kako to u\u010diniti. Zbog pove\u0107ane konkurencije u virtuelnom prostoru doga\u0111aja, marketing na dru\u0161tvenim mre\u017eama postao je presudan na\u010din kako da se istaknete i do\u0111ete do \u017eeljene publike. Razumijevanje i kori\u0161tenje alata za analitiku daje uvid u to koji sadr\u017eaj je najbolje \u201epro\u0161ao\u201c, a koji se ba\u0161 i nije svidio va\u0161oj publici. Pomo\u0107u ovih vrijednih informacija mo\u017eete kontinuirano pobolj\u0161avati svoje doga\u0111aje, razvijati prilago\u0111ene marketing strategije i pove\u0107ati zadovoljstvo u\u010desnika\/ica.<\/p>\n\n\n\n
5 – Primjena najboljih praksi kriznog komuniciranja<\/p>\n\n\n\n
Kada govorimo o kriznom komuniciranju, uobi\u010dajeno se misli na kreiranje zami\u0161ljenog scenarija \u201covo ili ono bi se moglo dogoditi\u201d i kako tome pristupiti. Scenario u kojem imamo pandemiju koronavirusa itekako uti\u010de na organizaciju svakog doga\u0111aja na svijetu. Stoga treba detaljno i pa\u017eljivo pristupiti primjeni najboljih praksi kriznog komuniciranja, od \u010dega je presudno kreirati odgovaraju\u0107i krizni plan komunikacije. Idealan plan sadr\u017ei tri dijela \u2013 planiranje faze prije krize, tokom krize i nakon krize. Faza prije krize uklju\u010duje predvi\u0111anje i pra\u0107enje mogu\u0107ih rizika, dono\u0161enje odluka o na\u010dinu rje\u0161avanja potencijalnih kriza, kao i obuku svih koji bi mogli biti uklju\u010deni. Tokom krize, organizatori\/ice doga\u0111aja bi trebalo da prikupe i analiziraju relevantne informacije i da distribuiraju klju\u010dne informativne poruke o stanju krize. Faza nakon krize podrazumijeva osmi\u0161ljavanje pristupa o informisanju u\u010desnika\/ica o razlozima otkazivanja ili pomjeranja perioda odr\u017eavanja doga\u0111aja, bilo kakvih izmjena formata doga\u0111aja ili promjena izlaga\u010da\/ica. Ukoliko do sada niste osmislili, korisno bi bilo da ve\u0107 sada imate kreiran plan komunikacije za djelovanje u slu\u010daju hitnih, kriznih situacija. Jednostavno planirajte unaprijed sve \u0161to mo\u017ee po\u0107i po zlu i uvedite za\u0161titne mjere na svakom koraku. Kada je rije\u010d o pandemiji koronavirusa, kreirajte plan komunikacije koji \u0107e uvjeriti va\u0161e partnere\/ice i u\u010desnike\/ice da ozbiljno shvatate COVID-19 i dati im do znanja kako ta\u010dno slijedite zvani\u010dne smjernice. Redovno a\u017eurirajte plan u skladu s razvojem situacije na terenu i omogu\u0107ite pristup planu cijelom organizacionom timu. Vje\u0161tine o kriznom komuniciranju dodatno mo\u017eete unaprijediti putem online edukativnih kurseva, webinara, kao i razmjenom znanja i iskustava putem virtuelnih (ili hibridnih!) doga\u0111aja. <\/p>\n\n\n\n
6 – Dizajn prostora va\u0161eg doga\u0111aja \u2013 socijalna distanca i sanitarne mjere kao klju\u010dni parametri<\/p>\n\n\n\n
Iako sprovedba jasnih zvani\u010dnih smjernica i usvojenih pravila koje \u0107e va\u0161i\/e u\u010desnici\/ice slijediti na va\u0161em doga\u0111aju mo\u017ee izgledati previ\u0161e strogo, takva praksa pru\u017ea dodatnu za\u0161titu svima koji prisustvuju va\u0161em doga\u0111aju, ali \u0161titi i vas i va\u0161 tim. Sigurnost svih treba biti glavni prioritet u ovim kriznim vremenima. Prije svega, na vrijeme informi\u0161ite svoje u\u010desnike\/ice o za\u0161titnim mjerama koje \u0107ete poduzeti na svom doga\u0111aju putem e-maila ili drugih komunikacijskih kanala. U svijetu koronavirusa, organizatori\/ice doga\u0111aja treba da konstantno preispituju aspekte kao \u0161to su postavka enterijera kako bi se osigurao prostor za socijalno distanciranje, na koji na\u010din \u0107e u\u010desnici\/ice komunicirati, kako \u0107e se postaviti catering, kako odrediti kojim vremenskim slijedom \u0107e se u\u010desnici\/ice pu\u0161tati da prisustvuju doga\u0111aju kako bi se uredno kontrolisao i ograni\u010dio protok ljudi, kako obezbijediti dovoljno sredstava za nabavku dezinfekcionih sredstava za u\u010desnike\/ice, i mnogi drugi aspekti. Kao profesionalni\/e organizatori\/ice doga\u0111aja, moramo pokazati u\u010desnicima\/icama koliko nam je stalo do njihove dobrobiti, a istovremeno smanjiti rizike od mogu\u0107eg pro\u0161irenja zaraze. Zato, budite vrlo jasni u isticanju dozvoljenog, zabranjenog i savjetovanog pona\u0161anja na va\u0161em doga\u0111aju. <\/p>\n\n\n\n
7 – Fleksibilnost, kreativnost, strpljenje, empatija \u2013 vrijednosti koje doga\u0111aj zna\u010de! <\/p>\n\n\n\n
U neizvjesnom vremenu u kojem \u017eivimo, sposobnost brzog planiranja i prilago\u0111avanja novim planovima je presudnija nego ikad. Fleksibilnost u postavljanju o\u010dekivanja o tome kakav bi doga\u0111aj trebao biti se smatra ne samo vrijedno\u0161\u0107u, nego i izuzetnom vje\u0161tinom organizatora\/ica doga\u0111aja. Zapravo, organizatori\/ice doga\u0111aja s najuspje\u0161nijim ishodima su upravo oni\/e koji\/e su napustili\/e strogo postavljena o\u010dekivanja i predvi\u0111ene rezultate u zamjenu za nova rje\u0161enja i mogu\u0107nosti. No, uz neizvjesnosti, novo doba nosi i plodonosne, kreativne ideje. Zato, ne bojte se da isprobate nove stvari \u2013 manje promi\u0161ljene, pa \u010dak i donekle divlje i lude ideje, koje mogu donijeti neka vrhunska rje\u0161enja. Kada komunicirate sa svojim partnerima\/icama i u\u010desnicima\/icama nikada ne zaboravite da trenutna situacija uti\u010de na ljude na razli\u010dite na\u010dine. Iz tog razloga, va\u017eno je odvojiti vrijeme da upoznate svoju publiku \u2013 pristupite sa suosje\u0107anjem, toplim tonom i ljubazno\u0161\u0107u i tako poka\u017eite da vam je stalo. Potrudite se da njegujete dobre odnose sa svojim u\u010desnicima\/icama i tako osigurajte dugoro\u010dne veze sa njima. I, na kraju, budite strpljivi\/e \u2013 ne znamo koliko \u0107e pandemija potrajati niti kako \u0107e se situacija razvijati. Dodajmo svijetu malo boje \u2013 budimo ljubazni\/e i strpljivi\/e na svakom koraku. <\/p>\n\n\n\n
Svjesni\/e smo da je pandemija koronavirusa pritisnula dugme za pauzu funkcionisanju mnogih industrija i omogu\u0107ila dovoljno vremena za razmi\u0161ljanje. Ali sada, nakon godinu dana otkad je Svjetska zdravstvena organizacija proglasila globalnu pandemiju koronavirusa, vi\u0161e nije dozvoljeno samo pasivno posmatrati razvoj situacije i i\u0161\u010dekivati kraj pandemije. Vrijeme je da krenemo naprijed, steknemo \u0161to vi\u0161e novih vje\u0161tina, prihvatimo promjene i prilagodimo se novonastaloj situaciji na najbolji mogu\u0107i na\u010din. <\/p>\n\n\n\n
Za po\u010detak, usvojimo i primjenjujmo ovih 7 klju\u010dnih vje\u0161tina kada planiramo organizaciju doga\u0111aja, pa da s pravom mo\u017eemo o\u010dekivati inovativnije vjesnike prolje\u0107a 2022. godine.<\/p>\n\n\n\n