Na neki na\u010din online sastanci su u mnogo\u010demu sli\u010dni sastancima u\u017eivo. Okupite se, pozdravite i prije\u0111ete na posao. No, to tako\u0111er zna\u010di da se mo\u017eete susresti s istim izazovima.<\/p>\n\n\n\n
Video sastanci \u010dak mogu pogor\u0161ati situaciju, jer budu\u0107i da se ne nalazite u istom uredu, govor tijela i izraz lica te\u017ee je pro\u010ditati ili ih je ponekad mogu\u0107e pogre\u0161no shvatiti. Te\u017ee se izjasniti da se ne sla\u017eete s ne\u010dijim mi\u0161ljenjem, a osim toga, te\u0161ko se uop\u0107e i izboriti da ne\u0161to ka\u017eete, a da pritom nekog drugog ne prekinete.<\/p>\n\n\n\n
Tijekom pandemije mnogi se susre\u0107u s brojim izazovima rade\u0107i od ku\u0107e, dok su u isto vrijeme prisutni i ostali \u010dlanovi ku\u0107anstva koji mogu ometati ili \u010dak prekinuti online sastanke. A na kraju svega, online sastanci psihi\u010dki su i fizi\u010dki jako iscrpljuju\u0107i. To ih jo\u0161 vi\u0161e mo\u017ee ote\u017eati i dovesti do osje\u0107aja da morate jo\u0161 vi\u0161e energije ulo\u017eiti kako biste dali svoj doprinos.<\/p>\n\n\n\n
No, dobra vijest je da ipak mo\u017eete ne\u0161to u\u010diniti, bilo da ste organizator sastanka ili sudionik.<\/p>\n\n\n\n
Online sastanci \u2013 kako ih dobro organizirati i voditi<\/p>\n\n\n\n
U nastavku donosimo jednostavne savjete koje mo\u017eete iskoristiti kako biste video sastanke u\u010dinili boljim i ugodnijim.<\/p>\n\n\n\n
Ako ste vi organizator sastanka, nekoliko dana prije odr\u017eavanja sastanka po\u0161aljite svim sudionicima plan ili dnevni red sastanka kako bi se i oni mogli \u0161to bolje pripremiti na temu. Uklju\u010dite sve to\u010dke koje \u0107e biti obuhva\u0107ene na sastanku te \u0161to je sve potrebno za pripremu.<\/p>\n\n\n\n
Ove informacije uvelike \u0107e koristiti svima, a osobito onima kojima \u0107e mo\u017eda trebati malo vremena da se pripreme \u2013 ako \u0107e morati dati odgovore na neka pitanja, ponuditi svoje ideje ili predstaviti kolegama novi projekt.<\/p>\n\n\n\n
Sve se promijenilo tijekom pandemije pa tako mnogi rade dok u isto vrijeme poku\u0161avaju anga\u017eirati djecu za online \u0161kolu, mnogi brinu o starijim ili nemo\u0107nim \u010dlanovima ku\u0107anstva ili jednostavno rade vi\u0161e stvari odjednom. Imajte to na umu kada zakazujete sastanke jer mnogi mo\u017eda ne\u0107e mo\u0107i prisustvovati u odre\u0111enom vremenu.<\/p>\n\n\n\n
Poku\u0161ajte uzeti u obzir situacije svojih kolega prilikom odre\u0111ivanja vremena sastanka. Prije nego \u0161to zaka\u017eete termin, provjerite koje vrijeme im najbolje odgovora i izbjegavajte situacije kada se roditelji iz va\u0161eg tima moraju vi\u0161e posvetiti djeci.<\/p>\n\n\n\n
Fleksibilnost \u0107e vam omogu\u0107iti mogu\u0107nost da svi mogu sudjelovati na sastanku, budu\u0107i da sada mo\u017eda imaju i druge odgovornosti rade\u0107i od ku\u0107e.<\/p>\n\n\n\n
Stvorite ugodno radno okru\u017eenje za one koje rade od ku\u0107e, a kojima to nije nimalo jednostavno provesti. Ljudi \u010desto imaju potrebu ispri\u010dati se kada ih prekine dijete, roditelj ili \u010dak pas ili ma\u010dka. Poku\u0161ajte to razumjeti i jednostavno naglasite da nema potrebe da se ispri\u010davaju zbog toga.<\/p>\n\n\n\n
Tako\u0111er, mo\u017eete re\u0107i ne\u0161to u stilu: \u201cDrago mi je da sam vidjela\u2026 \u201c. Ako u bilo kojem trenutku osjetite da je sastanak nekom stresan ili da se osje\u0107a pod pritiskom zbog situacije kod ku\u0107e, naglasite kako mo\u017eete pri\u010dekati da se situaciji smiri ili predlo\u017eiti drugi termin, u prikladnije vrijeme.<\/p>\n\n\n\n
U pozivnicu sastanka uvrstite napomenu da nije obvezno uklju\u010divanje kamere tijekom sastanka. Naime, prisiljavanjem ljudi da imaju konstantno uklju\u010denu kameru, zavirujete u njihov osobni \u017eivot koji mo\u017eda nisu spremni podijeliti.<\/p>\n\n\n\n
Neki mo\u017eda \u017eive u velikom ku\u0107anstvu, dok se drugi mo\u017eda nisu imali vremena pripremiti za sastanak onako kako bi to htjeli. Neki roditelji mo\u017eda \u0107e se u isto vrijeme morati povremeno posvetiti malom djetetu ili \u0107e ih prekinuti starije dijete.<\/p>\n\n\n\n
Isklju\u010divanjem kamere omogu\u0107ujete svim tim ljudima da sudjeluju u sastanku bez osje\u0107aja gri\u017enje savjesti ili tjeskobe \u0161to bi mo\u017eda bili ka\u017enjeni jer u isto vrijeme moraju obavljati vi\u0161e zadataka.<\/p>\n\n\n\n
\u010cak i ako vi niste organizator sastanka, mo\u017eete potaknuti druge da uklju\u010de kameru samo ako to \u017eele i ako im je ugodnije da se priklju\u010de samo zvukom. Pazite da nikog ne prozovete zbog toga \u0161to ima isklju\u010denu kameru.<\/p>\n\n\n\n
Mnoge platforme za video sastanke poput Zooma, Google Hangoutsa, Slacka i Microsoft Teamsa omogu\u0107uju korisnicima da promijene ime na zaslonu.<\/p>\n\n\n\n
Ako prisustvujete sastanku kolega, po \u017eelji mo\u017eete dodati ime koje koriste i va\u0161i kolege u tvrtki, bilo da se radi o nadimcima, prezimenu ili nekim drugim rije\u010dima. Va\u017eno je samo da ono bude prepoznatljivo, odnosno povezano s vama.<\/p>\n\n\n\n
Uvijek koristite platformu za sastanke koja \u0107e svima omogu\u0107iti jednaku mogu\u0107nost sudjelovanja na sastanku. Neke platforme za video konferencije nude automatsko postavljanje titlova koji se pojavljuju kada osoba govori, \u0161to mo\u017ee pomo\u0107i gluhim ili nagluhim osobama. Tako\u0111er, dostupan je softver koji poma\u017ee slijepim i slabovidnim osobama da lak\u0161e sudjeluju u sastanku.<\/p>\n\n\n\n
Ako va\u0161a tvrtka ne koristi ni jedan takav softver, uvijek se mo\u017eete zalo\u017eiti za promjenu ili predlo\u017eiti testiranje neke druge besplatne platforme za video pozive koja imaju bolje postavke i mogu\u0107nosti.<\/p>\n\n\n\n
Ako na sastanku sudjeluju i ljudi kojima je problem pri\u010dati pred drugima, poku\u0161ajte sa sljede\u0107im. Recite ne\u0161to u stilu: \u201cOvdje \u0107emo napraviti stanku, a ja bih \u017eeljela pozvati sve one koji do sada nisu imali priliku re\u0107i svoje mi\u0161ljenje, da to sada u\u010dine\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Tako\u0111er, ako vi\u0161e osoba ima problema s govorom pred puno ljudi, podijelite ih u grupe s obzirom na projekte na kojima rade. Pred svega nekoliko kolega bit \u0107e im lak\u0161e iskazati svoje ideje i razmi\u0161ljanja nego pred gomilom ljudi od kojih ve\u0107inu i ne poznaju.<\/p>\n\n\n\n
Obratite pa\u017enju na to tko najvi\u0161e sudjeluje u sastanku i govori, a tko je neprestano ometan i ne mo\u017ee izre\u0107i svoje mi\u0161ljenje. Nekoliko razli\u010ditih istra\u017eivanja otkrilo je da se \u017eene \u010de\u0161\u0107e prekida u govoru nego mu\u0161karce i da op\u0107enito mu\u0161karci vi\u0161e prekidaju \u017eene nego druge mu\u0161karce.<\/p>\n\n\n\n
Druga istra\u017eivanja pokazala su, tako\u0111er, kako mu\u0161karci dominiraju sastancima i razgovorima.<\/p>\n\n\n\n
U jednom istra\u017eivanju 45 posto \u017eena liderica i 42 posto mu\u0161kih lidera slo\u017eilo se da je \u017eenama puno te\u017ee govoriti na virtualnim sastancima. Uz to, istra\u017eivanje je pokazalo da se jedna od pet \u017eena izjasnila kako je suradnici tijekom video sastanka ignoriraju.<\/p>\n\n\n\n
Bilo koji sudionik sastanka mo\u017ee intervenirati u slu\u010daju kada primijeti da je netko prekinut. Mo\u017ee upozoriti osobu tako da ka\u017ee ne\u0161to poput sljede\u0107eg: \u201cVoljela bih \u010duti da (zaposlenik koji je prekinut) zavr\u0161i svoju misao\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Pomo\u0107nice predsjednika Obame popularizirale su taktiku pod nazivom \u201cpoja\u010danje\u201d kako bi osigurale da se \u017eenski glas na sastancima na kojima dominiraju mu\u0161karci vi\u0161e \u010duje. Kada bi neka \u017eena predlo\u017eila ne\u0161to va\u017eno, druga bi to ponovila i jasno dala do znanja \u010dija je to ideja kako kasnije ni jedan mu\u0161karac ne bi mogao tvrditi da je rije\u010d o njegovoj ideji.<\/p>\n\n\n\n
Ova tehnika pro\u0161irila se diljem svijeta na sastancima u\u017eivo, ali i online. Posebno je va\u017ena na online sastancima kako bi se prepoznao doprinos zaposlenika koji je predlo\u017eio ideju.<\/p>\n\n\n\n
Spomenuto je jako va\u017eno za one koji se ne upu\u0161taju \u010desto u izra\u017eavanje svojeg mi\u0161ljenja. Na ovaj na\u010din, dobili bi potvrdu da ih je netko \u010duo i da je njihova ideja prihva\u0107ena.<\/p>\n\n\n\n
Iskoristite razli\u010dite zna\u010dajke koje va\u0161a video platforma dopu\u0161ta kako biste olak\u0161ali sastanak i omogu\u0107ili svima da daju jednaki doprinos. No, prije toga odredite pravila i pobrinite se da ih svi znaju koristiti.<\/p>\n\n\n\n
Mo\u017eete dogovoriti tehniku \u201cpodizanja ruku\u201d koja signalizira da netko ne\u0161to \u017eeli re\u0107i, a da u isto vrijeme nekom drugom ne upada u rije\u010d.<\/p>\n\n\n\n
Chat je tako\u0111er koristan za one koji se libe pri\u010dati u\u017eivo i koji vi\u0161e vole izraziti svoje mi\u0161ljenje pisanjem. Chat je odli\u010dan i u trenucima kada \u017eelite kolegu upozoriti na to da je uskoro njegov red za govor. Po\u0161aljite mu poruku na chat kako bi se na vrijeme pripremio i kako ga ni\u0161ta ne bi iznenadilo.<\/p>\n\n\n\n
Ako znate da kolega ima va\u017ean prijedlog ili dobru ideju, ali \u010dini se da oklijeva pri\u010dati o tome, tako\u0111er biste mogli iskoristiti funkciju chata da biste ga potaknuli da je podijeli s drugima.<\/p>\n\n\n\n
Uvijek postoji mogu\u0107nost da \u0107e se neki pridru\u017eiti sastanku kasnije, a neki ne\u0107e uop\u0107e mo\u0107i sudjelovati. U tim situacijama mo\u017eete snimati sastanke putem platforme Skype ili Zoom, a nakon sastanka snimku e-mailom poslati svima koji nisu mogli prisustvovati.<\/p>\n\n\n\n
Kao sudionik, kolegama mo\u017eete ponuditi i bilje\u017eenje va\u017enih stvari \u0161to \u0107e pomo\u0107i onima koji mo\u017eda ne\u0107e mo\u0107i odslu\u0161ati sastanak do kraja ili \u0107e se kratko isklju\u010diti.<\/p>\n\n\n\n
Objavite javno u chatu i recite kolegama da \u0107ete zapisivati bilje\u0161ke kako bi znali da vam mogu poslati poruku za te iste bilje\u0161ke ako \u0107e ih trebati.<\/p>\n\n\n\n
Ako vodite sastanak i \u017eelite da ga netko bilje\u017ei, budite pa\u017eljivi u tome koga \u0107ete tra\u017eite da to u\u010dini.<\/p>\n\n\n\n
Mo\u017eete poduzeti brojne korake kako biste svoje sastanke u\u010dinili boljima i kvalitetnijima, ali ne zaboravite da je jedan od najboljih na\u010dina da pobolj\u0161ate iskustvo \u2013 dobivanje povratnih informacija.<\/p>\n\n\n\n
Ako ste menad\u017eer, razgovarajte sa svojim timom o tome kako su zadovoljni sa sastankom i \u0161to oni misle da bi se moglo pobolj\u0161ati.<\/p>\n\n\n\n
Bilo koji zaposlenik tako\u0111er se mo\u017ee zalagati za kvalitetnije video sastanke, \u010dak i u slu\u010daju ako \u0161ef nije zatra\u017eio mi\u0161ljenje sudionika. Napi\u0161ite nekoliko jednostavnih prijedloga za svog menad\u017eera ili, ako je mogu\u0107e, anonimno po\u0161aljite povratne informacije.<\/p>\n\n\n\n
Ako imate podr\u0161ku odjela za ljudske resurse, mogli biste provesti slu\u017ebenu anketu, koja me\u0111u ostalim temama, pokriva i kvalitetu i unaprje\u0111enje video sastanaka.<\/p>\n\n\n\n
Budu\u0107i da se tijekom pandemije koronavirusa \u010de\u0161\u0107e susre\u0107emo s radom u novom okru\u017eenju koje pi\u0161e nova pravila, tako je i ve\u0107ina sastanaka preba\u010dena online. Slijedite navedene to\u010dke i olak\u0161ajte sastanke svojim zaposlenicima i \u0161efu.<\/p>\n\n\n\n
Neka \u201cnovo normalno\u201d ne utje\u010de na va\u0161 rad i rad va\u0161eg tima. A da bi sastanak ostao na istoj razini, unaprijed dogovorite sva pravila online sastanaka kako biste ih olak\u0161ali i sebi i svojim kolegama.<\/p>\n\n\n\n