Zbog novih uslova koji vladaju zemljom, ali i svijetom, mnogi timovi prisiljeni su da rade na daljinu, svaki član iz svoje kuće. Brainstorming, kao jedan od najpopularnijih oblika grupne komunikacije i dolaska do ideja postaje jako zahtijevan. U nastavku vam donosimo 5 savjeta kako da poboljšate vaše online brainstorming sesije.
Tim kompanije IDAGIO je zbog pojave Corona virusa bio prisiljen na rad na daljinu. Kako brainstorming predstavlja jednu od njihovih glavnih timskih aktivnosti, morali su da ga presele „na mrežu“. Za to su koriste aplikaciju Miro. Ovo su njihovi savjeti za uspješan online brainstorming.
Zapisujte sve
Ako postoji jedna stvar koju ljudi moraju da zapamte, to je sigurno važnost zapisivanja stvari.
- Zapisujte instrukcije za brejnstorming. Možete to da uradite i preko audio poziva, ali može se desiti da konekcija bude loša, pa se gube pojedini dijelovi. Kada zapisujete stvari, ljudi su sigurni da su dobro razumjeli sve, te uvijek imaju opciju da provjere ukoliko su nešto zaboravili. Dodatni savjet: Ukoliko imate više aktivnosti koje želite da budu obavljene, stavite masku preko njih, pa je izbrišite kada je vreme da otkrijete šta piše ispod nje.
- Podijelite informacije na koje ljudi treba da se pozivaju tokom obavljanja aktivnosti. Često postoji neka informacija od koje brejnstorming kreće, tako da je dobro da je uvijek imate na vidjelu. Ukoliko ste u mogućnosti, obavezno podijelite ova dokumenta unaprijed.
- Ne zaboravite biti inkluzivni. Odaberite alate koji omogućavaju da se stavljaju natpisi, tako da svako može da prati razgovor. Natpisi mogu da pomognu velikom broju ljudi: onima koji imaju lošu internet konekciju, kojima vaš jezik nije maternji, koji imaju loš sluh…
Budite spremni na upotrebu novih alata
Kada počnete da se prebacujete na rad od kuće, ljudi upoznaju aplikacije na potpuno nov način. Ukoliko ih postepeno uvodite u to, stvorićete atmosferu bez pritiska u kojoj će se lakše navići na nove kontrole i ponašanje alata.
Ovo su stvari koje smo radili kako bi smo se upoznali sa softverom Miro:
- Prije nego što ljudi otvore tablu, napravite „ceduljicu” sa imenom svake osobe koja će učestvovati.
- Kada ljudi otvore tablu, dajte im zadatak da pronađu svoje ime. Ovako će naučiti kako da se snalaze na tabli.
- Recite im da premeste svoju ceduljicu na prostor gde mogu da rade. Ovako će naučiti da pomijeraju stvari, kao i da je moguće vidjeti tuđi rad.
- Tražite im da dva puta kliknu na ceduljicu i na njoj napišu naziv nekog predmeta. Sada znaju kako se piše u ovom softveru.
- Neka naprave kopiju ceduljice tako što će pritisnuti ALT i pomjeriti je ili će upotrebiti CTRL (COMMAND) -C i -V. Nadalje će umeti da prave više cedulja i dupliraju postojeće.
- Pitajte ih kako napreduju i da li imaju pitanja.
- Zadajte im da dva minuta razmišljaju o načinima na koje njihov predmet može da se upotrebi.
- Poslije dva minuta im recite da pročitaju omiljeni i najluđi način koji su smislili. Svakoga prozovite po imenu i tražite da podijele sa svima svoje odgovore. Ovako će naučiti da uključe i isključe mikrofon.
Ova petominutna vežba će pomoći svakome u timu da koristi Miro, bez da osjeća pritisak koji je prirodno vezan za brejnstorming.
Budite fleksibilni
Svi znamo koji način nam odgovara da bismo bili najkreativniji, a to nije nešto što može da se promijeni preko noći samo zato što su se uslovi promijenili. U ovom periodu tranzicije će sigurno biti nekih spoticanja, ali većinu njih možete predvidjeti i planirati oko njih.
- Dajte ljudima slobodu da odaberu alat (fizički i digitalni) koji će koristiti za brejnstorming, pa planirajte da ih sve kasnije prebacite u jedan alat kada započnete grupne diskusije.
- Spremite se na to da ćete koristiti više alata. Jedan softver će teško moći da odgovori na sve vaše potrebe, pogotovo tokom brejnstorminga. Na primjer, tokom jedne od naših sesija dvoje kolega su shvatili da je najbolje da započnu drugi poziv, u kome će biti samo njih dvoje.
- Za neke stvari će vam biti potrebno više vremena nego što očekujete. Zbog toga što ljudi uče nove načine rada i koriste više alata istovremeno, neke aktivnosti će trajati duže nego što bi to bio slučaj uživo. Kako se približavate kraju planirane sesije, obratite pažnju na to da li se kursori još uvijek pomeraju na zajedničkoj tabli i pitajte ljude da li im treba još vremena.
Olakšajte proces
Važnije je nego ikad da vodite sastanke i redovno se javljate jedni drugima, jer, kada se isključe kamere i mikrofoni, nećete moći da procijenite kako ostali reaguju.
- Objasnite sve, ali ne žurite. Budući da vjerovatno ne možete da vidite nikoga, ne možete ni da znate da li svi prate. Informacije koje dijelite odvojite u poglavlja i pravite pauze za pitanja.
- Obavezno pitajte da li ljudi imaju pitanja. Tihe pauze su neprijatne svima koji prisustvuju sastanku, jer ne znaju da li je pukla veza ili vam je nešto možda odvuklo pažnju. Kada tražite pitanja, napravite pauzu od pet sekundi. Ljudima je možda potrebno vreme da uključe mikrofon ili čekaju da vide da li će neko drugi progovoriti.
Tražite povratnu informaciju
Prvi brejnstorming — ili prvih pet — biće vrlo trapavi, sa dosta neprijatnih trenutaka. Kao sa svim drugim, potrebno je da ovo radimo iznova i iznova. Razgovarajte o sastancima sa timom i razmišljajte nasamo o njima. Fidbek koji tražite nakon sastanka treba da bude u uslovima u kojima će članovi tima moći da ga napišu na svoj način u svoje vreme.
Svi se trenutno adaptiramo. Kada imamo strpljenje i ohrabrujemo jedni druge kroz ovakve promjene, zbližavamo se kao tim, iako smo fizički daleko.
Preuzeto sa: CERK