Ako radite u timu, vrlo vjerovatno vam je inboks pun zahtjeva i pozivnica; bilo da je riječ o sastancima, upitima klijenata, pozivima na poslovni ručak, i slično.
Pretpostavimo da uspješno upravljate svojim kalendarom (rasporedom), tada vaš odgovor na upite uglavnom zavisi od dva faktora: od vrijednosti sastanka, i o vašoj raspoloživosti. Rijetko se uzima u obzir treći faktor pri odlučivanju: vaš najproduktivniji dio dana.
Dosad ste vjerovatno primijetili da niste ista osoba popodne i rano ujutro. Istraživanja ukazuju na to da naše kognitivne sposobnosti variraju tokom dana. Ako ste kao većina, vjerovatno možete puno posla obaviti od devet do 11 sati prijepodne. Oko 14.30 ne baš toliko. Kako dan prolazi, često imamo osjećaj da nismo niti približno produktivni kao ujutro.
A to nije iluzija. Najnovije studije su otkrile da u prosjeku ljudi znatno lošije upijaju nove informacije, planiraju, i odbijaju distrakcije, kako dan odmiče.
Razlog tome nije samo motivacija. To je biološki problem. Naša tijela imaju cirkadijurni ritam, koji utiče na lučenje hormona, na aktivnost moždanih talasa, te na temperaturu tijela. Sve te varijacije mijenjaju nivo energije u našim tijelima, i posredno utiču na našu pažnju i produktivnost.
Bitno je naglasiti da svi ljudi ne prate jednake obrasce. Većina najbolje radi ujutro (i što smo stariji, to smo skloniji jutarnjem radu), ali postoji i mnogo “noćnih ptica”, čija produktivnost cvjeta u kasnijim satima. Istraživanje je pokazalo da naša sklonost jutru, odnosno večeri, ne zavisi samo od ličnih preferencija, već više o tome kad su naše kognitivne i fizičke sposobnosti na vrhuncu. A jedna novija studija čak je naznačila da su jutarnji tipovi etičniji ujutro – dok su noćne ptice etičnije naveče.
Kako bi izvukli maksimum iz dana, trebate prepoznati vaše najproduktivnije sate u danu. Sjetite se kako vam je dan izgledao juče i prekjuče. U kojem periodu ste imali najviše energije? Vrlo vjerovatno je to vaš najproduktivniji dio dana.
Sad kad ste prepoznali najproduktivnije sate, promijenite svoj odnos prema njima – na primjer, dodajte uz njih znak zauzeća. Tako ćete kolegama dati do znanja da ne sazivaju sastanke u to vrijeme, a i vi sami ćete biti oprezniji pri iskorišćavanju tog perioda (nećete ga trošiti na distrakcije, ručkove, sastanke).
Svjesnim odvajanjem “najboljih” sati za rad, uštedećete vrijeme, jer nećete kasnije morati nadoknađivati zadatke. Iskoristite najproduktivnije sate za bitne projekte, za donošenje odluka koje već dugo odgađate, ili za iniciranje nekog teškog, ali važnog razgovora.
Ako bi trebalo da vodite dosadan sastanak u 10 ujutro, radije ga odgodite za poslije ručka. U popodnevnim satima ljudima obično opada energija. Manjak energije je poguban za rad koji zahtijeva punu koncentraciju, ali nije toliko štetan u interakciji s kolegama. Okruženost ljudima nam takođe podiže pažnju, i tako donekle poništava popodnevni umor.
Valja naglasiti da iscrpljenost nije toliko loša. Čak neke studije pokazuju da kad nam je um umoran, lakše nam je odvući pažnju, i manje smo sposobni da odbacimo naizgled irelevantne ideje. To znači da su naši “slabi sati” idealno vrijeme za traženje inovativnih rješenja.
Dakle, najbolje možemo planirati raspored ako uzmemo u obzir prirodan tok energije. Možemo maksimizovati produktivnost tako da pravilno odredimo aktivnosti u vremenu. Ako zadatak od vas zahtijeva moć volje i kompleksno razmišljanje, planirajte da ga obavite u vrijeme kad vam je koncentracija najviša. Ako pak tražite svježu perspektivu, iskoristite umor, tako da tražite nova rješenja dok vam je nivo energije nizak.
U svakom slučaju, čuvajte svoje najbolje sate. Ako vi nećete, ko će?
Preuzeto sa: ba.ekapija.com