Neke kompanije skraćuju vrijeme sastanaka na samo 15 minuta, tako što šalju više informacija unaprijed, smanjuju broj učesnika i koriste softvere za uspješnije organizovanje komunikacije.
Smanjenje dužine sastanaka pomaže u smanjenju “sagorijevanja” (burnout sindroma) i povećanju angažovanja, rekli su izvršni direktori za CNBC.
Dodavanje pitanja umjesto izjava, takođe pomaže u efikasnosti.
- Hej, možemo li da imamo kraći, ali efikasniji sastanak? – to pitanje je učestalo dobijao stručnjak Džim Szafranski od svojih klijenata, koji čine širok spektar: od startapa do Fortune 100 kompanija.
Džim upravlja firmom Prezi iz Mađarske, ali sa kancelarijama u San Francisku, koja se bavi softverima. Njihova tehnologija dopušta klijentima vizuale i animacije u video prezentacije i sastanke.
Klijenti sve češće traže savjet o tome kako da smanje trajanje sastanaka uživo, na samo 15 minuta, rekao je on, razgovarajući za CNBC putem video poziva.
- Ono što žele da urade je da povećaju povezanost između zaposlenih, izvuku bolju produktivnost na tim sastancima i pokušaju da smanje ove probleme sagorijevanja koji su pogorišani upotrebom Zoom-a – istakao je Szafranski i podelio nekoliko saveta.
Ti savjeti se tiču spremanja informacija unaprijed, dogovaranja vremena sastanka koje odgovara svakom učesniku, a jedan od načina da se to uradi je da osoba koja vodi sastanak snimi kratak video kako bi objasnila suštinu okupljanja i odluke koje treba donijeti.
Klijenti ove firme nisu usamljeni u “problemu”. Naime, oko 67% rukovodilaca koje je anketirao Korn Ferry još 2019. reklo je da previše vremena provodi na sastancima, i to im je prepreka za rad.
U međuvremenu, studija Majkrosofta o moždanim talasima pokazala je da su polučasovni, uzastopni sastanci povećali stres kod učesnika – a kompanija je zbog toga smanjila “podrazumijevane” dužine sastanaka.
Preuzeto sa: manager.ba